Administração
Orientar servidores e estagiários para a utilização das interfaces e ferramentas de administração do SIGAT, permitindo o controle dos usuários, a criação de modelos de mensagem, secretarias, locais, bancadas e serviços, além de permitir visualizar o log de eventos do sistema.
Log de eventos
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização do log de eventos do SIGAT, permitindo visualizar todas as ações realizadas dentro do sistema.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização do log de eventos
Ao acessar a tela de administração, a primeira aba que pode ser visualizada é a aba de log de eventos. Nesta aba, é possível visualizar um histórico de todas as ações realizadas dentro do SIGAT, mostrando informações referentes ao identificador da ação, o tipo de ação realizada, a descrição da ação, o momento que a ação ocorreu e o responsável pela ação.
Também é possível pesquisar por ações especificas utilizando os diversos filtros de pesquisa, podendo ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Figura 1 - Tabela de log de eventos
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas ao log de eventos do SIGAT.
Usuários
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de usuários no SIGAT, permitindo realizar o controle de permissões e cadastro de usuários.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Controle de usuários
A aba de usuários permite adicionar usuários novos ao sistema e visualizar e alterar as permissões de usuários existentes. Além disso, também dispõe de filtros de pesquisa para facilitar a localização de usuários.
Criação de usuários
Por padrão, o SIGAT mostra os campos de preenchimento no modo pesquisa. Para criar um usuário será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação de usuário.
Figura 1 - Alterar para criação de usuário
Em seguida, os campos deverão ser preenchidos com as informações relevantes e o nível de permissão que o usuário deverá ter, para depois clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação de usuário. O usuário precisa ter login de rede criado no AD (Active Directory) para ter acesso ao SIGAT.
Figura 2 - Criação de usuário
Pesquisa de usuários
Para voltar no modo de pesquisa, clique na lupa acima do botão de adicionar. Agora é possível pesquisar pelo nome, login, nível de autorização dos usuários e o status do usuário (se está ativado ou não). Aperte ENTER ou clique no ícone da lupa para realizar a pesquisa, levando em consideração que a utilização de letras maiúsculas ou minúsculas não importa para a pesquisa (case insensitive). A tabela também mantem registros das datas de criação e alteração de cada usuário. Também é possível ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Clique no ícone ao lado da lupa para limpar o filtro de pesquisa.
Figura 3 - Pesquisa de usuário
Edição de usuário
Para alterar as configurações de um usuário, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita do usuário que deverá ser editado, e em seguida altere os campos desejados. Neste momento também é possível desativar ou ativar um usuário, porém não é possível remover um usuário do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita do usuário sendo editado.
Figura 4 - Edição de usuário
Ao clicar em um usuário na tabela, será aberta uma nova tela que também permite alterar algumas permissões, ao mesmo tempo que permite visualizar as informações, a atividade no sistema e os chamados bloqueados deste usuário.
Figura 5 - Atividade de usuário
Na tabela de chamados bloqueados do usuário também é possível acessar os chamados bloqueados através dos números de chamado, e os tickets no OTOBO através dos botões de "encaminhar" na tabela com links.
Figura 6 - Chamados bloqueados do usuário
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas ao controle de usuários pelo SIGAT.
Modelos de mensagem
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de modelos de mensagem do SIGAT, que permite criar e editar textos pré-definidos para serem utilizados nos chamados do SIGAT.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização dos modelos
Esta aba permite a criação e edição de modelos de mensagem, os quais consistem em textos pré-definidos utilizados para agilizar e facilitar interações utilizadas com frequência em chamados. Modelos de mensagem podem ser utilizados na aba de "interações" ou na aba de reparos de chamados, sendo separados por fila e tipo.
Figura 1 - Modelos de mensagem em uma interação
Figura 2 - Modelos de mensagem em um reparo
Criação de modelos de mensagem
Por padrão, o SIGAT mostra os campos de preenchimento no modo pesquisa. Para criar um modelo de mensagem será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação.
Figura 3 - Alterar para criação de modelo de mensagem
Em seguida, os campos deverão ser preenchidos com o texto do modelo, a fila em que o modelo pode ser usado, e em qual tipo de situação ele pode ser utilizado. Depois, será preciso clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação do modelo. O texto do modelo não aceita a utilização da tecla ENTER, todo o texto deverá ser escrito em uma única linha.
Figura 4 - Criação de modelo de mensagem
Pesquisa de modelos
Para voltar no modo de pesquisa, clique na lupa acima do botão de adicionar. Agora é possível pesquisar pelo texto, fila, tipo e o status do modelo (se está ativado ou não). Aperte ENTER ou clique no ícone da lupa para realizar a pesquisa, levando em consideração que a utilização de letras maiúsculas ou minúsculas importa para a pesquisa (case sensitive). A tabela também mantem registros das datas de criação e alteração de cada modelo. Também é possível ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Clique no ícone ao lado da lupa para limpar o filtro de pesquisa.
Figura 5 - Pesquisa de modelo de mensagem
Edição de modelos
Para alterar as configurações de um modelo, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita do modelo que deverá ser editado ou simplesmente clique em qualquer local na linha do modelo, e em seguida altere os campos desejados. Neste momento também é possível desativar ou ativar um modelo, porém não é possível remover um modelo do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita do modelo sendo editado.
Figura 6 - Edição de modelo de mensagem
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas a criação e edição de modelos de mensagem pelo SIGAT.
Locais
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de locais do SIGAT, que permite criar e editar locais associados a endereços e secretárias para serem utilizados nos chamados do SIGAT.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização dos locais
Esta aba permite a criação e edição de locais, os quais representam os diversos ambientes e secretarias que são atendidos pela equipe de suporte técnico em chamados. Locais são associados a um chamado principalmente durante o procedimento de triagem no SIGAT, porém também podem ser alterados na aba de "informações" de chamados.
Figura 1 - Local na triagem
Figura 2 - Local em um chamado
Criação de locais
Por padrão, o SIGAT mostra os campos de preenchimento no modo pesquisa. Para criar um local será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação.
Figura 3 - Alterar para criação de local
Em seguida, os campos deverão ser preenchidos com o nome do local, o endereço em que o local se encontra, a qual secretaria o local pertence e a região (região interna se refere ao paço municipal). Depois, será preciso clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação do local.
Figura 4 - Criação de local
Pesquisa de locais
Para voltar no modo de pesquisa, clique na lupa acima do botão de adicionar. Agora é possível pesquisar pelo nome, endereço, secretaria, região, status (se está ativado ou não) ou infovia do local (se o local possui acesso a rede da prefeitura ou não). Aperte ENTER ou clique no ícone da lupa para realizar a pesquisa, levando em consideração que a utilização de letras maiúsculas ou minúsculas não importa para a pesquisa (case insensitive). A tabela também mantem registros das datas de criação e alteração de cada local. Também é possível ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Clique no ícone ao lado da lupa para limpar o filtro de pesquisa.
Figura 5 - Pesquisa de local
Edição de locais
Para alterar as configurações de um local, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita do local, e em seguida altere os campos desejados. Neste momento também é possível desativar ou ativar um local e desativar ou ativar a infovia, porém não é possível remover um local do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita do local sendo editado.
Figura 6 - Edição de local
Ao clicar em qualquer ponto da linha de um local na tabela, a navegação direciona para uma tela onde também é possível editar as informações deste local. Nesta tela também há uma aba "Telefones" que possibilita atribuir e editar diversos números de telefone a um mesmo local.
Figura 7 - Edição de local
Figura 8 - Atribuição de telefones
Para adicionar um telefone será necessário digitar um número e um setor relacionado. Em seguida, clique em "Salvar" para atribuir o telefone.
Figura 9 - Adicionar telefone
Figura 10 - Visão geral dos telefones
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas a criação e edição de locais pelo SIGAT.
Secretarias
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de secretarias do SIGAT, que permite criar e editar secretarias associadas a locais utilizados nos chamados do SIGAT.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização das secretarias
Esta aba permite a criação e edição de secretarias, as quais representam os diversos setores que são atendidos pela equipe de suporte técnico em chamados. Secretarias são associadas aos chamados através dos locais, como foi mostrado anteriormente na pagina de "Locais".
Criação de secretarias
Por padrão, o SIGAT mostra os campos de preenchimento no modo pesquisa. Para criar uma secretaria será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação.
Figura 1 - Alterar para criação de secretaria
Em seguida, os campos deverão ser preenchidos com o nome da secretaria e a sigla. Depois, será preciso clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação da secretaria.
Figura 2 - Criação de secretaria
Pesquisa de secretarias
Para voltar no modo de pesquisa, clique na lupa acima do botão de adicionar. Agora é possível pesquisar pelo nome, sigla e status (se está ativa ou não). Aperte ENTER ou clique no ícone da lupa para realizar a pesquisa, levando em consideração que a utilização de letras maiúsculas ou minúsculas não importa para a pesquisa no nome (case insensitive), porém importa para a pesquisa da sigla (case sensitive). A tabela também mantem registros das datas de criação e alteração de cada secretaria. Também é possível ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Clique no ícone ao lado da lupa para limpar o filtro de pesquisa.
Figura 3 - Pesquisa de secretaria
Edição de secretaria
Para alterar as configurações de uma secretaria, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita da linha da secretaria ou simplesmente clique em qualquer local na linha da secretaria, e em seguida altere os campos desejados. Neste momento também é possível desativar ou ativar uma secretaria, porém não é possível remover uma secretaria do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita da linha da secretaria sendo editada.
Figura 4 - Edição de secretaria
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas a criação e edição de secretarias pelo SIGAT.
Serviços
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de serviços do SIGAT, que permite criar e editar serviços pré-definidos para serem utilizados nos chamados do SIGAT.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização dos serviços
Esta aba permite a criação e edição de serviços, os quais consistem em tarefas pré-definidas utilizadas para agilizar e facilitar interações utilizadas com frequência em chamados. Serviços servem para avaliação interna, sendo utilizados em chamados através das abas de "Infraestrutura" e de "reparos".
Figura 1 - Serviços em um reparo
Figura 2 - Serviços na aba de "Infraestrutura"
Criação de serviços
Por padrão, o SIGAT mostra os campos de preenchimento no modo pesquisa. Para criar um serviço será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação.
Figura 3 - Alterar para criação de serviço
Em seguida, os campos deverão ser preenchidos com o nome do serviço, a fila em que o serviço poderá ser utilizado, a sua unidade de medida, a sua complexidade e seu valor unitário.
Depois, será preciso clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação do serviço.
Figura 4 - Criação de serviço
Para dar um maior detalhamento aos principais campos da tabela:
- UN - Unidade de medida, na maioria dos casos é inserida "HR" que significa "horas", representando a quantidade de tempo estimada para a conclusão do serviço.
- Complexidade - Se refere ao nível de dificuldade de um determinado serviço, sendo classificada dentro do intervalo de 1 a 5. É utilizada para pontuar o engajamento de servidores e estagiários no sistema.
- Valor unitário - Se refere a estimativa de quanto dinheiro foi economizado pela prefeitura por realizar este serviço.
Pesquisa de serviços
Para voltar no modo de pesquisa, clique na lupa acima do botão de adicionar. Agora é possível pesquisar pelo nome do serviço, fila, unidade de medida, complexidade, valor unitário e o status do serviço (se está ativado ou não). Aperte ENTER ou clique no ícone da lupa para realizar a pesquisa, levando em consideração que a utilização de letras maiúsculas ou minúsculas não importa para a pesquisa (case insensitive). A tabela também mantem registros das datas de criação e alteração de cada serviço. Também é possível ordenar cada coluna por ordem alfabética ao clicar nos nomes das colunas da tabela.
Clique no ícone ao lado da lupa para limpar o filtro de pesquisa.
Figura 5 - Pesquisa de serviço
Edição de serviços
Para alterar as configurações de um serviço, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita do serviço que deverá ser editado ou simplesmente clique em qualquer local na linha do serviço, e em seguida altere os campos desejados. Neste momento também é possível desativar ou ativar um serviço, porém não é possível remover um serviço do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita do serviço sendo editado.
Figura 6 - Edição de serviço
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas a criação e edição de serviço pelo SIGAT.
Bancadas
OBJETIVO
Orientar servidores e estagiários para a utilização da aba de bancadas do SIGAT, que permite criar e editar bancadas utilizadas nos reparos dos chamados do SIGAT.
Definições
SIGAT – Sistema de gestão de atendimento técnico desenvolvido pela prefeitura municipal de Sorocaba SP.
Utilização das bancadas
Esta aba permite a criação e edição de bancadas, as quais representam as bancadas físicas utilizadas principalmente pela equipe de manutenção de hardware, com exceção da bancada 0, a qual é utilizada por todas as outras filas para realizar atendimentos em equipamentos de chamados.
Figura 1 - Reparo na manutenção de hardware
Figura 2 - Reparo em outras filas
Criação de bancadas
Nesta aba não existe um campo de pesquisa devido ao baixo numero de bancadas que existem na prefeitura. Para criar uma bancada será preciso clicar no botão de adicionar no canto superior direito da tabela para alterar para o modo de criação.
Figura 3 - Alterar para criação de bancada
Em seguida, será preciso clicar no botão de adicionar novamente para concluir o processo de criação da bancada. Cada bancada recebe um numero identificador que é incrementado automaticamente.
Figura 4 - Criação de bancada
Edição de bancadas
Para alterar as configurações de uma bancada, clique no ícone de edição (lápis) localizado na direita da bancada que deverá ser editada ou simplesmente clique em qualquer local na linha da bancada, e em seguida ative ou desative a bancada. Não é possível remover uma bancada do sistema. As alterações podem ser confirmadas ou canceladas pelos botões localizados na direita da bancada sendo editada.
Sempre que um reparo é iniciado utilizando uma bancada ela ficara ocupada, com a única exceção sendo a bancada 0.
Uma bancada não pode ser editada quanto está sendo ocupada por um reparo.
Figura 5 - Edição de serviço
Assim, estão concluídas as instruções relacionadas a criação e edição de secretarias pelo SIGAT.