PPLC - Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos Apoiar os processos de planejamento de licitações e controle de contratos de acordo com a nova Lei de Licitações (Lei Federal 14133/2021) manual PPLC Contratos VISÃO GERAL A Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos (PPLC) tem como objetivo apoiar os processos de planejamento de compras públicas da Prefeitura de Sorocaba. O sistema foi concebido como uma ferramenta de apoio à implantação da nova lei de licitação (Lei Federal 14133/2021). O módulo de contratos foi o primeiro a entrar em uso pelo entendimento de que a gestão dos contratos tem grande importância para o planejamento das próximas compras, tendo ligação direta com o próximo módulo que dará apoio à elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA). Figura 1 - tela inicial  PPLC O acesso ao sistema se dará pelo endereço http://docker.sorocaba.sp.gov.br/pplc Da autorização A autorização para acesso ao sistema deverá ser encaminhada solicitada pelo e-mail informatica@sorocaba.sp.gov.br No pedido de autorização deve ser informado o nome completo, matrícula, e-mail, e nível de autorização. Os seguintes níveis de autorização poderão ser solicitados: Gestor de Contratos: Terá direito de cadastrar e alterar os contratos e termos dos contratos cadastrados, bem como cadastros auxiliares do módulo. Visualização de Contratos: Terá direito de visualizar informações sobre contratos e termos de contratos. Figura 2 - Tela de login PPLC Clicando em , o sistema solicitará o usuário e a senha informados. Gestor de Contratos Você será levado a tela inicial que informará seu nome e as opções abaixo: Iniciar: Acessa o módulo de administração do sistema Sair: Encerra a sessão do usuário no sistema (logout) Trocar Senha: Acessa a opção de troca de senha Figura 3 - Opções (Iniciar, Sair, Trocar Senha) Iniciar Ao clicar em você verá a seguinte tela: Figura 4 - Tela inicial (após acesso) Para visualização a lista de contratos clique em “Contratos” Figura 5 - acesso a Contratos A tela que será aberta apresenta os seguintes elementos e funcionalidades: Barra de pesquisa Filtros Datas de vencimento Exportação de Dados Figura 6 - Detalhes dos contratos Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos Introdução O sistema PPLC – Plataforma de Planejamento de Licitação e Contratos foi desenvolvido para apoiar a gestão municipal nos procedimentos de planejamento das licitações de acordo com a Lei 14.133/2021, conhecida como Nova Lei de Licitações. São utilizadores do sistema: Responsáveis por planejar as aquisições de suas respectivas secretarias, parasuprir necessidade de interesse do público-alvo; Responsáveis pelo planejamento orçamentário de suas secretarias quanto amanutenção do funcionamento da máquina pública, para viabilização de projetosdas pastas e do plano de governo; Responsáveis pelo controle interno dos processos de planejamento decontratações e sobre a verificação dos documentos necessários ao processo delicitação; Apoiadores de contratos, quanto ao controle e monitoramento da vigência. Responsáveis pela aprovação da LDO e LOA Responsáveis pela aprovação do Plano de Contratações Anual Acesso ao sistema Módulo Admin Na barra de endereço do navegador digite: http://docker.sorocaba.sp.gov.br/pplc Ao acessar, será exibida a seguinte tela para realização do login:                                 Figura 1 – Tela de Login do sistema PPLC Importante: Para inclusão de um novo usuário, é necessário que o chefe do setor responsávelenvie um e-mail para informatica@sorocaba.sp.gov.br solicitando a liberação do acesso, deverá ser informado o nome completo, e-mail institucional (...@sorocaba.sp.gov.br), matrícula e qual deverá ser o perfil do novo usuário (ou indicar em quem devem ser espelhadas as permissões). Para os usuários já liberados, usar o mesmo login de rede da Prefeitura com a senha escolhida no acesso inicial conforme recomendação do chamado. Caso tenha esquecido a senha, clique em Esqueci minha senha!, onde será solicitado o e-mail cadastrado. Figura 2 – Tela de recuperação de senha do sistema PPLC Ao clicar em Enviar instruções será encaminhado um link por e-mail para recuperação da senha. O link deverá levar a uma tela onde será solicitada a nova senha.                       Figura 3 – Tela de confirmação da nova senha do sistema PPLC Clique em Alterar minha senha para finalizar a recuperação de senha. Ao receber sua primeira senha de acesso, depois de efetuar o primeiro login, recomendamos clicar em Trocar Senha. O procedimento é recomendado para aumentar o sigilo da senha do usuário. Figura 4 – Tela inicial logada do sistema PPLC Ao clicar em Iniciar, será aberta a tela de administração do sistema. Perfis do sistema PCA(Plano de Contratações Anual) Funções: Incluir, Alterar, Excluir e Consultar Termos de Levantamento de Demanda(TLD) Realizar movimentação de TLD’s Consultar dotações, estratégias(Projeto de Governo, PDTI), convênios(terceiro setor), contratos, catálogo de produtos Imprimir TLD Exportar itens do TLD CI(Controle Interno) Funções: Visualizar/Consultar, Alterar Termos de Levantamento de Demanda(TLD) no status Análise pelo Controle Interno Imprimir TLD Visualizar os cadastros auxiliares das aplicações de Dotações, Contratos, Convênios, Estratégias, Unidades Visualizar e Incluir Movimentações de TLD GOV(Governo) Funções: Visualizar/Consultar, Alterar Termos de Levantamento de Demanda(TLD) no status Análise pelo Governo Visualizar/Consultar, Alterar Itens do Plano em Análise Consultar, Incluir, Alterar Limites de despesa Visualizar os cadastros auxiliares das aplicações de Dotações, Contratos, Convênios, Estratégias, Unidades Exportar itens do Plano Em análise para a LOA Equipe de Planejamento de Contratação Funções: Visualizar Modelos de Estudo Técnico Preliminar Visualizar Demandas para Planos de Contratações Anuais Visualizar Itens do Catálogo Visualizar Unidades Visualizar/Consultar, Incluir, Alterar Estudo Técnico Preliminar Presidente de Equipe de Contratação Funções: Incluir/Alterar Parecer Conclusivo em Estudo Técnico Preliminar Apoio de Contratos Funções: Incluir, Alterar, Consultar e Excluir registros nos cadastros de Contratos, Fornecedores, Modalidades, Situações de Contrato, Status do Contrato, Termo, Tipos de Contrato e Tipos de Termo Visualizar/Consultar Unidades Visualizar/Consultar Termo de Levantamento de Demandas Visualizar/Consultar Itens do Plano de Contratações Anual Consulta de Contratos Funções: Visualizar/Consultar Contratos e Termos Elaborador de Termo de Referência Funções: Visualizar/Consultar Estudo Técnico Preliminar Visualizar/Consultar, Inserir, Alterar Termo de Referência Visão geral Figura 5 – Tela principal do sistema PPLC-Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos Para iniciar o uso do sistema, clique em Iniciar. De acordo com o perfil vinculado ao usuário, serão exibidas as opções de cadastros do lado esquerdo da tela conforme a próxima imagem: Figura 6 – Menu completo dos cadastros do PPLC - Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos Como iniciar o cadastro de uma demanda para Plano Anual de Contratações e LOA Perfil necessário: Para cadastrar demandas para o Plano Anual de Contratações, é necessário ter o perfil PCA associado ao seu cadastro. Ao acessar o sistema, você verá o seguinte menu: Figura 7 – Menu do perfil PCA do PPLC - Plataforma de Planejamento de Licitações e Contratos Novas Demandas Para cadastrar uma nova demanda clique em Adicionar ao lado do item para Planos de Contratações Anuais O cadastro de Demanda para o Plano de Contratação Anual inicia pela identificação da Demanda, sendo necessário informar: Secretaria responsável Setor solicitante Responsável Tipo de Contratação Data prevista para efetiva contratação Figura 7 – Seção de informação inicial da demanda Título da Contratação Na seção de Informações sobre a Demanda, devem ser incluídas informações sobre o objeto inserido sendo: Título da Contratação Descrição do Objeto da contratação Justificativa, contendo a descrição da necessidade a ser atendida Figura 8 – Seção de Informações sobre a Demanda Orçamento Nesta seção deve ser informado o número da despesa que será onerada e constará na LOA do ano seguinte. Figura 9 – Seção sobre o Orçamento Detalhes do Orçamento Caso haja a necessidade de abrir uma nova despesa, ou seja, que não existe na LOA do ano vigente, as seguintes informações devem ser inseridas: Unidade executora ligada ao órgão(Secretaria) Função Subfunção Ação (contém o código do programa definido no PPA e da ação para a Secretaria) Econômica Fonte de Recurso Código dede Aplicação Figura 10 – Seção sobre o Detalhes do Orçamento Outras Informações Orçamentárias Na próxima seção, deverão ser inseridas informações que serão usadas para decisão sobre a inclusão ou não da demanda na LOA do ano seguinte, sendo: Renovação de Contrato? (Informa se a demanda está vinculada a um contrato existente) Contrato vinculado Renovação de Convênios? (Informa se a demanda está vinculada a um convênio existente) Convênio vinculado Demanda incluída em rateio? (Se a demanda faz parte de um rateio) Programa Estadual/Federal, caso a demanda esteja vinculada a execução de programas de governo na esfera estadual ou federal Atende Demanda da Participação Popular? (Assinalar caso a demanda esteja atendendo projeto apontado em audiência público do orçamento participativo) Atende Projeto Prioritário? (Indica qual projeto prioritário de governo a demanda pretende atender) Ação do PDTI, para indicar se a demanda pretende atender alguma ação inventariada no PDTI – Plano Diretor de Tecnologia da Informação Figura 11 – Seção para Outras Informações Orçamentárias Dependências Nesta seção, caso a demanda dependa da execução de outras demandas para sua conclusão, devem ser informados quais Termos de Levantamento de Demanda são vinculados. Figura 11 – Seção para Outras Informações Orçamentárias Outras Informações Caso seja necessário incluir observações sobre a demanda, use o campo Observações conforme figura abaixo: Figura 12 – Seção para Outras Informações Situação da Demandas Nesta seção deve ser apontada a aprovação do Secretário da pasta demandante, sob responsabilidade do usuário que está preenchendo o Termo de Levantamento de Demanda. Figura 13 – Seção para Outras Informações Itens do Plano Nesta seção você deve informar os itens que vão compor o Termo de Levantamento de Demanda e que definirão o valor da demanda que será avaliado para inclusão na LOA do ano seguinte. São informações a serem incluídas: Item referente ao catálogo de produtos e serviços Quantidade estimada a ser adquirida Valor Unitário estimado dos itens necessários para suprir a demanda Figura 14 – Seção para Itens do Plano Como movimentar um Termo de Levantamento de Demanda(TLD) Terminado o preenchimento do TLD e com a aprovação do Secretário do órgão demandante, uma movimentação deve ser inserida para que o documento fique disponível para a próxima etapa de análise. O fluxo previsto é: Edição pela Secretaria → Análise pelo Controle Interno → Análise pelo Governo Para movimentar um TLD é necessário informar: Demanda, que corresponde ao número do TLD Destino, que corresponde ao próximo passo no fluxo Despacho, com considerações a respeito do documento e da próxima análise Figura 15 – Localização do menu para Movimentações Figura 16 – Cadastro de Movimentação Como consultar um Termo de Levantamento de Demandas(TLD) Ao clicar em Demandas para Planos de Contratações Anuais, a tela com a lista de documentos da secretaria que o usuário está vinculado aparecerá conforme a imagem a seguir: Figura 17 – Cadastro de Movimentação A barra de pesquisa permite a busca pelos seguintes campos: Nome do setor solicitante Ano do TLD Número do TLD Sigla da Secretaria demandante Descrição do Objeto Justificativa Tipo de Contratação Código da Ação do PDTI Descrição da Ação do PDTI Figura 18 – Barra de pesquisa Do lado direito da tela, encontram-se as opções de filtro para os TLD’s, sendo: Por Ano Base(ano em que a demanda precisa ser atendida) Por Fonte de Recurso Por Aprovado pelo Secretário(Sim/Não) Por status do plano(TLD) Figura 19 – Filtros de seleção dos TLD’s Como preencher um Estudo Técnico Preliminar (ETP) Perfil Necessário Para cadastrar ETP’s, é necessário ter o perfil “Equipe de Planejamento de Contratação” associado ao seu cadastro. Ao acessar o sistema, você verá o seguinte menu: Figura 20 – Menu do perfil equipe_planejamento Novos ETP’s Na seção ETP Digital do sistema, você pode clicar em Adicionar para iniciar o preenchimento de um novo Estudo Técnico Preliminar conforme imagem a seguir: Figura 21 – ETP Digital Figura 22 – Início do preenchimento do Estudo Técnico Preliminar No formulário do Estudo Técnico Preliminar(ETP) estão disponíveis as seguintes informações para preenchimento: Modelo de Estudo: Caso existam modelos cadastrados por tipo de ETP, um deles poderá ser apontado para agilizar o preenchimento e padronizar algumas informações. O modelo só pode ser aplicado uma vez, sendo indicado no campo Modelo Aplicado? Demanda de Origem: Caso o ETP seja elaborado para entender a um TLD cadastrado previamente, este poderá ser vinculado ao documento. Descrição da Necessidade, em atendimento ao Inciso I, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021 (sendo obrigatório conf. § 2º Art.18). Caso tenha sido apontado o TLD que originou o ETP, a Justificativa usado no TLD será copiada para o ETP ao salvar o documento. Áreas Requisitantes, referente às secretarias que serão atendidas pelo ETP. Responsáveis pelo Estudo , referente ao responsável ou equipe designada para elaboração do ETP. Processo administrativo, caso tenha sido usado para registro do ETP de forma física. Status, referente a situação atual do ETP, podendo ser: 1.Em Andamento 2.Cancelado 3.Suspenso 4.Finalizado 5.Concluído, se que esta situação impede novas alterações no documento e possibilita a inclusão do Parecer Conclusivo Alinhamento com o Planejamento, em atendimento ao Inciso II, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Requisitos da Contratação, em atendimento ao Inciso III, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Estimativa de Quantidades, em atendimento ao Inciso IV, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021 (sendo obrigatório conf. § 2º Art.18). Levantamento de Soluções de Mercado, em atendimento ao Inciso V, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Estimativas de Valor, em atendimento ao Inciso VI, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021 (sendo obrigatório conf. § 2º Art.18). Descrição da Solução, em atendimento ao Inciso VII, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Justificativa para parcelamento, em atendimento ao Inciso VIII, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021 (sendo obrigatório conf. § 2º Art.18). Demonstrativo de Resultados, em atendimento ao Inciso IX, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Providências Pré-Contrato, em atendimento ao Inciso X, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Contratações Correlatas ou Interdependentes, em atendimento ao Inciso XI, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Descrição de Impactos Ambientais, em atendimento ao Inciso XII, § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021. Figura 23 – Campos do Estudo Técnico Preliminar Clicando em Mostrar no campo, a janela de edição do texto(semelhante a editores de texto) se abre conforme imagem a seguir: Figura 24 – Janela de edição de texto Caso seja necessário para análise do ETP, documentos com até 10MB podem ser anexados no sistema, na seção anexos do ETP. Figura 25 – Anexos do ETP Inserindo o Parecer Conclusivo Para inserir o parecer conclusivo, você deve ter, além o perfil “Equipe de Planejamento de Contratação”, o perfil “Presidente de Equipe de Planejamento de Contratação” associado ao seu usuário. Ao concluir um ETP, o responsável pela elaboração do documento ou o presidente da comissão que foi instituída para elaboração do estudo, terá permissão para incluir o Parecer conclusivo, em atendimento ao Inciso XIII § 1º Art.18 da Lei 14.133/2021 (sendo obrigatório conf. § 2º Art.18) Figura 26 – Parecer conclusivo do ETP O selecionar Assinar? E salvar com o Parecer conclusivo, não será mais possível salvar alterações no ETP. Figura 27 – Parecer Conclusivo assinado Como consultar um Estudo Técnico Preliminar(ETP) Ao clicar em Estudos Técnicos Preliminares, você acessará a lista de ETP’s disponíveis para consulta. A barra de pesquisa permite pesquisar as seguintes informações: Descrição da Necessidade Alinhamento com o planejamento Requisitos da contratação Estimativas de quantidade Levantamento de soluções de mercado Estimativas de valor Descrição da solução Justificativa para parcelamento Demonstrativo de resultados Providências pré-contrato Contratações correlatas ou interdependentes Descrição de impactos ambientais Posicionamento conclusivo Processo administrativo Figura 28 – Pesquisa de ETP’s Como preencher um Termo de Referência (TR) Perfil necessário Para cadastrar TR’s, é necessário ter o perfil “Elaborador de Termo de Referência” associado ao seu cadastro. Ao acessar o sistema, você verá o seguinte menu: Figura 29 - Termo de Referência Novos TR’s Para criar um Termo de Referência, é necessário clicar na opção Adicionar o menu Termos de Referência da seção TERMOS no sistema. Figura 30-Adicionar TR O formulário de preenchimento do Termo de Referência(TR) pelo sistema exige o cadastro prévio de um ETP em seu primeiro campo(Obrigatório considerando o Art.18 Inciso I da Lei 14.133/2021) Figura 31 – Início do preenchimento do TR pelo sistema Ao selecionar o ETP no qual será baseado o TR e salvar o documento, os campos semelhantes do ETP serão copiados no TR para posterior detalhamento pelo setor responsável. Os campos copiados seguem o seguinte esquema: ETP TR Descrição da necessidade Fundamentação Descrição da Solução Descrição da solução Requisitos da Contratação Requisitos Estimativas de Valor Estimativas de Valor de Contratação Estimativas de Quantidade Estimativas de Quantidade para Contratação Os campos para preenchimento do TR são: Objeto, em atendimento à alínea a, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Fundamentação, em atendimento à alínea b, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Descrição da Solução, em atendimento à alínea c, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Especificação do Produto, em atendimento ao Inciso I, § 1º, Art. 40 da Lei 14.133/2021. Requisitos da Contratação, em atendimento à alínea d, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Modelo de Execução, em atendimento à alínea e, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Modelo de Gestão, em atendimento à alínea f, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Critérios de Medição e Pagamento, em atendimento à alínea g, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Forma e Critérios de Seleção de Fornecedores, em atendimento à alínea h, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Estimativas de Quantidade para Contratação, para subsidiar o solicitado na alínea i, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Estimativas de Valor de Contratação, em atendimento à alínea i, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Adequação Orçamentária, em atendimento à alínea j, Inciso XXIII, Art.6º da Lei 14.133/2021. Entrega: locais e condições de recebimento, em atendimento ao Inciso II, § 1º, Art. 40 da Lei 14.133/2021. Garantia exigida, em atendimento ao Inciso III, § 1º, Art. 40 da Lei 14.133/2021. Figura 32 – Campos para preenchimento de TR no sistema Como consultar um Termo de Referência(TR) Ao clicar em Termo de Referência na seção TERMOS do sistema, será aberta a página com a lista de Termos criados, com a possibilidade de pesquisa pelos campos: Objeto Fundamentação Descrição da solução Especificação do produto Requisitos da contratação Modelo de execução Modelo de gestão Critérios de medição e pagamento Forma e critério de seleção de fornecedores Estimativas de valor Adequação orçamentária Entrega: locais e condições de recebimento Garantia exigida Figura 33 – Pesquisa de TR’s Canal de Suporte As necessidades de suporte sistema devem ser encaminhadas para o e-mail informatica@sorocaba.sp.gov.br Sugestões para melhoria do sistema devem ser encaminhadas para o mesmo e- mail para avaliação da viabilidade, considerando a plataforma como um todo.