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MANUAL AGENDA DE SERVIÇOS (Módulo Admin)

OBJETIVO

A Agenda de Serviços tem como finalidade criar agendamento para eventos, podendo ministrar as datas, horários, número de vagas, o público-alvo e realizar o cadastro dos interessados.

Acesso ao sistema

Após digitado, será exibida a seguinte tela para realização do login (Imagem 1):

tela-agenda.png

Imagem 1 - Tela de Login da Agenda de Serviços


  • Caso seja um novo usuário, antes de tentar acesso é necessário que o chefe do setor responsável, envie um e-mail para o informatica@sorocaba.sp.gov.br solicitando a liberação do acesso, deverá ser informado o seu nome completo,  e-mail institucional, CPF e o número de matrícula e qual deverá ser o perfil do novo usuário (ou indicar em quem dever ser espelhadas as permissões).
  • Para os usuários já liberados, será usado o mesmo login e senha de rede da prefeitura.

Visão geral


tl-princ-agenda.png

Imagem 2 - Tela principal do sistema Agenda de serviços

Na tela inicial do sistema é possível visualizar uma barra uma barra localizada na parte superior da página com os seguintes menus:

  • Calendário
  • Agendamento
  • Setores
  • Unidades
  • Gestores de unidades
  • Munícipes


Unidades

Neste menu, é possível visualizar as unidades e seus parâmetros de agendamento. Na opção DETALHES, é possível realizar alterações sobre a unidade.

tl-menu.png

Imagem 3 - Tela do menu unidades


É possível alterar SIGLA e NOME das unidade ás quais pertence, além de definir as seguintes configurações:

  • Quantidade de agendamentos ativos por munícipe;
  • O número de dias úteis da antecedência para agendamento em relação às datas dos eventos da unidades (determinará o encerramento da fase de agendar via web);
  • O intervalo de dias corridos entre agendamentos pelo mesmo munícipe.


tl-detalhes-agenda.png

Imagem 4 - Detalhes da unidade


Abaixo de UNIDADE - DETALHES são listados os SETORES cadastrados nesta unidade, que equivale ao EVENTO da agenda será criada. Se o setor para o qual se deseja criar novos agendamentos ainda não existir, clique no botão + incluir setor para adicionar um novo setor.


pesquisa-agenda.png

Imagem 5 - Pesquisa dos setores da unidade

Setores (evento)

Neste menu são listados todos os setores associados ao usuário.


tl-unidade.png

Imagem 6 - Tela do menu setores

Em SETOR - DETALHES estarão disponíveis para definição ou alteração os campos: SIGLA, NOME, número de VAGAS DISPONÍVEIS (a serem calculadas conforme parâmetros das agendas), ATIVO (sim/não) que corresponde as status e quando desativado o respectivo setor não constará como opção de agendamento para o munícipe, o conteúdo do campo de OBSERVAÇÃO constará em destaque na tela de agendamento e deverá conter a descrição dos detalhes importantes para a inscrição, por fim, definir o LOCAL do evento.


detalhes-setor.png

Imagem 7- Detalhes do setor

Parâmetros da agenda (data)


Na sequência, serão definidos os PARÂMETROS DE AGENDA, inicialmente devem ser adicionados ou alterados os horários de início e fim de cada atendimento, assim como a duração (em minutos) e a quantidade de vagas por horário.


parametros-agenda.png

Imagem 8 - Parâmetros de agenda

Para incluir novas agendas para o respectivo Setor/Evento, utilizar o botão ADICIONAR, inicialmente deverão ser confirmados os parâmetros das colunas HORÁRIOS (início e fim), DURAÇÃO, VAGAS e DIAS DA SEMANA a serem disponibilizados para o agendamento (habilitar/desabilitar respectivo checkbox) clicar em SALVAR para concluir. Poderão ser adicionados vários blocos de agendamento para cada Setor/Evento, que somente estarão disponíveis na web após gerar a agenda.


Controles da agenda


tl-controle-agenda.png

Imagem 9 - Controles de agenda


Ao clicar no botão GERAR AGENDA, será solicitado informar a data de início e término da agenda do evento. Assim, em cada bloco de agenda, a quantidade de vagas por horário será multiplicada pelo número de horários calculados de acordo com a hora de início, fim, duração de período da agenda, atualizando assim a quantidade de VAGAS DISPONÍVEIS para o setor, que é calculada automaticamente.

O botão REMOVER irá excluir a agenda correspondente ou, casa haja agendamentos vinculados, será apresentada a opção de EXCLUIR BLOCOS DISPONÍVEIS do parâmetro deve-se selecionar a partir de qual data estes dever ser excluídos.


Agendados


Ao clicar no número da coluna agendados é possível visualizar os detalhes de cada horário já ocupado (agendado pelo munícipe via web), com opção para remanejar o atendimento na agenda.

hr-agenda.png

Imagem 10 - Horários agendados


No detalhamento dos agendados contém um filtro de datas opcional e, à direita, botão para voltar às opções anteriores.


detalhes-agenda.png

Imagem 11 - Detalhes do horário agendado


Ao selecionar o chekbox na coluna AGENDADOS, aparecerá quatro funções, sendo elas:

  • PRESENTES, para apontar presença do(s) agendamento(s) selecionado(s);
  • AUSENTES, para apontar a ausência do(s) agendamentos(s) selecionados(s);
  • NOTIFICAR, para enviar notificação via e-mail ao(s) titular(es) do(s) agendamento(s) selecionado(s)
  • CANCELAR, para informar ao(s) titulares(es) o motivos do cancelamento do(s) agendamento(s) selecionado(s).


definir-sts-agenda.png

Imagem 12 - Definir status do agendamento


Desatualizados


Ao lado de agendados tem a coluna de DESATUALIZADOS que, após a data do evento, indicará os agendamentos que ficaram com apontamento pendente, ou seja, não foi informado se o participante agendado compareceu, faltou ou houve cancelamento. Seu uso é importante para atendimentos que precisam de controle de comparecimento.

desuatualizados-agenda.png

Imagem 13 - Campo desatualizados


Disponíveis


Na coluna DISPONÍVEIS será possível visualizar os horários e datas disponíveis para o agendamento (ainda não ocupados) até a data do evento. Ao selecionar está opção, haverá a possiblidade de "excluir" um ou mais bloco/horário(s) selecionado(s).


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Imagem 14 - Opção de agendamentos disponíveis


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Imagem 15 - Vagas e horários disponíveis 


Assuntos (categoria)


Abaixo dos Parâmetros de Agenda, temos o cadastro dos Assuntos tratados pelo respectivo Setor, que possui as seguintes configurações:

  • - Assunto, é descrição que aparecerá como Categoria na inscrição;
  • - Termo de Setor, define se este assunto será ou não exclusivo do respectivo Setor. Se configurado como SIM, o Assunto determinado só poderá ser tratado pelo seu Setor dentro da mesma Unidade;
  • - Idade Mínima e Idade Máxima, podem ser definidas para que, no momento do agendamento, o sistema busque pela data de nascimento informada no campo Descrição e calcule se a idade atual corresponde à faixa de idade definida para o Assunto selecionado, permitindo ou não o agendamento de acordo com o resultado;
  • - Ativo, define se este Assunto deverá estar disponível para agendamento.


Para cadastrar novos assuntos, utilize o botão +incluir assunto.


assunto-agenda.png

Imagem 16 - Assuntos da agenda

 

 


Supervisores do Setor

 

Na sequência, pode-se definir quem serão os supervisores responsáveis pelo respectivo Setor, aqueles que irão gerenciar suas configurações e agendamentos.

definir-sup-agenda.png

Imagem 17 - Definir supervisores do setor


Agendamento


Para realizar um agendamento é necessário selecionar o setor e a data. Feito isso, aparecerá os horários disponíveis daquele evento e ao definir um dos horários, será necessário o preenchimento de dados pessoais do munícipe, além do assunto e descrição do agendamento.


realizar-agenda.png

Imagem 18 - Realizar um agendamento


dados-agenda.png

Imagem 19 - Dados do munícipe

 

Calendario




























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