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MANUAL AGENDA DE SERVIÇOS (Módulo Admin)

Introdução

A Agenda de Serviços tem como finalidade criar agendamentoagendamento para eventos, podendo ministrar as datas, horários, número de vagas, o público-alvo e realizar o cadastro dos interessados. 

Acesso ao sistema

Após digitado, será exibida a seguinte tela para realização do login (Imagem 1):

tela-agenda.png

ImagemFigura 1 - Tela de Login da Agenda de Serviços


  • Caso seja um novo usuário, antes de tentar acesso é necessário que o chefe do setor responsável, envie um e-mail para o informatica@sorocaba.sp.gov.br solicitando a liberação do acesso, deverá ser informado o seu nome completo,  e-mail institucional,mail, CPF e o número de matrícula e qual deverá ser o perfil do novo usuário (ou indicar em quem dever ser espelhadas as permissões).
  • Para os usuários já liberados, será usado o mesmo login e senha de rede da prefeitura.

Visão geral


tl-princ-agenda.png

ImagemFigura 2 - Tela principal do sistema Agenda de serviços

Na tela inicial do sistema é possível visualizar uma barra uma barra localizada na parte superior da página com os seguintes menus:

  • Calendário
  • Agendamento
  • Setores
  • Unidades
  • Gestores de unidades
  • Munícipes


Unidades

Neste menu, é possível visualizar as unidades e seus parâmetros de agendamento. Na opção DETALHES, é possível realizar alterações sobre a unidade.

tl-menu.png

ImagemFigura 3 - Tela do menu unidades


É possível alterar SIGLA e NOME das unidade ás quais pertence, além de definir as seguintes configurações:

  • Quantidade de agendamentos ativos por munícipe;
  • O número de dias úteis da antecedência para agendamento em relação às datas dos eventos da unidades (determinará o encerramento da fase de agendar via web);
  • O intervalo de dias corridos entre agendamentos pelo mesmo munícipe.


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ImagemFigura 4 - Detalhes da unidade


Abaixo de UNIDADE - DETALHES são listados os SETORES cadastrados nesta unidade, que equivale ao EVENTO da agenda será criada. Se o setor para o qual se deseja criar novos agendamentos ainda não existir, clique no botão + incluir setor para adicionar um novo setor.


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ImagemFigura 5 - Pesquisa dos setores da unidade

Setores (evento)

Neste menu são listados todos os setores associados ao usuário.


tl-unidade.png

ImagemFigura 6 - Tela do menu setores

Em SETOR - DETALHES estarão disponíveis para definição ou alteração os campos: SIGLA, NOME, número de VAGAS DISPONÍVEIS (a serem calculadas conforme parâmetros das agendas), ATIVO (sim/não) que corresponde as status e quando desativado o respectivo setor não constará como opção de agendamento para o munícipe, o conteúdo do campo de OBSERVAÇÃO constará em destaque na tela de agendamento e deverá conter a descrição dos detalhes importantes para a inscrição, por fim, definir o LOCAL do evento.


detalhes-setor.png

ImagemFigura 7- Detalhes do setor

Parâmetros da agenda (data)

Na sequência, serão definidos os PARÂMETROS DE AGENDA, inicialmente devem ser adicionados ou alterados os horários de início e fim de cada atendimento, assim como a duração (em minutos) e a quantidade de vagas por horário.


parametros-agenda.png

ImagemFigura 8 - Parâmetros de agenda

Para incluir novas agendas para o respectivo Setor/Evento, utilizar o botão ADICIONAR, inicialmente deverão ser confirmados os parâmetros das colunas HORÁRIOS (início e fim), DURAÇÃO, VAGAS e DIAS DA SEMANA a serem disponibilizados para o agendamento (habilitar/desabilitar respectivo checkbox) clicar em SALVAR para concluir. Poderão ser adicionados vários blocos de agendamento para cada Setor/Evento, que somente estarão disponíveis na web após gerarGerar a agenda.Agenda.


Controles da agenda


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ImagemFigura 9 - Controles de agenda


Ao clicar no botão GERAR AGENDA, será solicitado informar a data de início e término da agenda do evento. Assim, em cada bloco de agenda, a quantidade de vagas por horário será multiplicada pelo número de horários calculados de acordo com a hora de início, fim, duração de período da agenda, atualizando assim a quantidade de VAGAS DISPONÍVEIS para o setor, que é calculada automaticamente.

O botão REMOVER irá excluir a agenda correspondente ou, casacaso haja agendamentos vinculados, será apresentada a opção para inativá-la. Por fim a opção de EXCLUIR BLOCOS DISPONÍVEIS do parâmetro deve-se selecionar a partir de qual data estes deverdevem ser excluídos.


Agendados

Ao clicar no número da coluna agendados é possível visualizar os detalhes de cada horário já ocupado (agendado pelo munícipe via web), com opção para remanejar o atendimento na agenda.

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ImagemFigura 10 - Horários agendados


No detalhamento dos agendados contém um filtro de datas opcional e, à direita, botão para voltar às opções anteriores.


detalhes-agenda.png

ImagemFigura 11 - Detalhes do horário agendado


Ao selecionar o chekbox na coluna AGENDADOS, aparecerá quatro funções, sendo elas:

  • PRESENTES, para apontar presença do(s) agendamento(s) selecionado(s);
  • AUSENTES, para apontar a ausência do(s) agendamentos(s) selecionados(s);
  • NOTIFICAR, para enviar notificação via e-mail ao(s) titular(es) do(s) agendamento(s) selecionado(s)
  • CANCELAR, para informar ao(s) titulares(es) o motivos do cancelamento do(s) agendamento(s) selecionado(s).


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ImagemFigura 12 - Definir status do agendamento


Desatualizados

Ao lado de agendados tem a coluna de DESATUALIZADOS que, após a data do evento, indicará os agendamentos que ficaram com apontamento pendente, ou seja, não foi informado se o participante agendado compareceu, faltou ou houve cancelamento. Seu uso é importante para atendimentos que precisam de controle de comparecimento.

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ImagemFigura 13 - Campo desatualizados


Disponíveis

Na coluna DISPONÍVEISdisponíveis será possível visualizar os horários e datas disponíveis para o agendamento (ainda não ocupados) até a data do evento. Ao selecionar está opção, haverá a possiblidade de "excluir" um ou mais bloco/horário(s) selecionado(s).


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ImagemFigura 14 - Opção de agendamentos disponíveis


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ImagemFigura 15 - Vagas e horários disponíveis 


Assuntos (categoria)

Abaixo dos Parâmetros de Agenda, temos o cadastro dos Assuntos tratados pelo respectivo Setor, que possui as seguintes configurações:

  • - Assunto, é descrição que aparecerá como Categoria na inscrição;o via web (limite máximo de 100 caracteres);
  • - Termo de Setor, define se este assunto será ou não exclusivo do respectivo Setor. Se configurado como SIM, o texto contido na descrição do Assunto determinado sónão poderá ser tratadousado peloem seuAssuntos Setorde outros Setores dentro da mesma Unidademesma Unidade;;
  • - Idade Mínima e Idade Máxima, podem ser definidas para que, no momento do agendamento, o sistema busque pela data de nascimento informada no campo Descrição e calcule se a idade atual corresponde à faixa de idade definida para o Assunto selecionado, permitindo ou não o agendamento de acordo com o resultado;
  • - Ativo, define se este Assunto deverá estar disponível para agendamento.

Para cadastrar novos assuntos, utilize o botão +incluir assunto.


assunto-agenda.png

ImagemFigura 16 - Assuntos da agenda

Supervisores do Setor

Na sequência, pode-se definir quem serão os supervisores responsáveis pelo respectivo Setor, ou seja, aqueles que irão gerenciar suas configurações e agendamentos.

definir-sup-agenda.png

ImagemFigura 17 - Definir supervisores do setor


Para definir um ou mais supervisor(es), basta selecionar o(s) usuário(s) na coluna à esquerda e, em seguida, clicar em Atribuir usuários > (estes devem ter permissão para o perfil Supervisor previamente definida no sistema). 

Agendamento

Para realizar umO agendamento épode ser realizado diretamente pelo munícipe através de seu cadastro no Módulo Web (https://servicos.sorocaba.sp.gov.br/agenda_servicos) ou neste Módulo Admin através no menu Agendamento.

Ao acessar a área de Agendamento será necessário selecionar o setorSetor e a data.Data. Feito isso, aparecerá os horários disponíveis daquelepara o evento ee, ao definir um dos horários, será necessário o preenchimento dedos dados pessoais do munícipe, além do assunto e descrição do agendamento.

Obs.: Quando o Assunto estiver relacionado à Idade (mínima/máxima), deverá ser informada a Data de Nascimento na Descrição.

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ImagemFigura 18 - Realizar um agendamento


dados-agenda.png

Imagem 19 - Dados do munícipe


Calendário

Neste menu, é possível visualizar os eventoshorários disponíveis e os horáriosdetalhes quedos estãoagendamentos agendadosjá pertencentesrealizados ano(s) aquelaSetor(es) unidade.

vinculado(s)


à sua Unidade/Perfil.

exibir-agenda.png

ImagemFigura 20 - Exibição do calendário

AoPara clicarvisualizar emo umCalendário de cada Evento, selecione o respectivo Setor na lateral esquerda da tela, sua Agenda será exibida no calendário central, conforme configurado nos Parâmetros de Agenda. Os horáriorios emjá queagendados hápodem umser agendamento,identificados épelo nome de quem fez o agendamento.

É possível acompanharatualizar o processo,andamento definindo:da agenda utilizando os seguintes controles:

  • SeApontar atendimento, confirma o atendimento realizado conforme agenda;   aprovado.png
  • Cancelar oagendamento, agendamentodeverá comser informado o registromotivo do motivocancelamento  cancelado.png
  • Apontar ausênciancia, quando não há o comparecimento no horário agendado  ausencia.png
  • Descrição do munícipeassunto, verificar o que foi informado na Descrição do agendamento ausencia.pngimage.png

     


agenda-detalhes.png

ImagemFigura 21 - Detalhes de um agendamento


Gestores de unidades

O menu gestoresde Gestores de Unidade tem a finalidade apenas de mostrar quais(ou sãatribuir, de acordo com o perfil de acesso) os usuários gestores dade suadeterminada respectivaUnidade unidade.(estes devem ter permissão para o perfil Gestor previamente definida no sistema).

exibi-gestores.png

ImagemFigura 22 - Exibição dos gestores da unidade


Munícipes

No menu MUNÍCIPESMunícipes é possível consultar todase/ou asatualizar os dados das pessoas que jáefetuaram secadastro cadastraramno algumaMódulo vezWeb emdo algum evento.sistema.

exibi-municipes.png

ImagemFigura 23 - Exibição dos munícipes


Ao entrarclicar em DETALHESDetalhes, ésão possívelexibidos fazeros umadados cadastrados no respectivo registro, permitindo a atualização dedos cadastrocampos edesbloqueados. visualizarNo todosquadro osSegurança dadoshá pessoais daquele indivíduo. Consegue-se também realizar uma alteraçopção depara redefinir a senha dentro do perfil selecionado.usuário.

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ImagemFigura 24 - Alteração de senha do munícipe



Permissões de acesso ao sistema Agendamento de Serviço

Perfil de gestor
  • Apontar atendimento (marcar um agendamento como "atendido";
  • Apontar ausência do munícipe em agendamento;
  • Editar munícipes cadastrados;
  • Editar setor;
  • Editar unidade;
  • Editar usuários por setor;
  • Excluir agendamentos;
  • Gerar blocos de agendamento;
  • Incluir agendamentos;
  • Incluir setor;
  • Listar agendamentos;
  • Listar agendamentos no calendário;
  • Listar munícipes;
  • Listar unidades;
  • Listar unidades e setores;
  • Listar usuários por setor;
  • Remanejar bloco de agenda.
Perfil atendente de setor
  • Apontar atendimento (marcar um agendamento como "atendido");
  • Apontar ausência do munícipe em agendado;
  • Listar agendamentos no calendário;
  • Listar unidades e setores.
Perfil de supervisor de setor
  • Apontar atendimento (marcar um agendamento como "atendido");
  • Editar munícipes cadastrados;
  • Editar setor;
  • Excluir agendamentos;
  • Incluir agendamentos;
  • Listar agendamentos;
  • Listar agendamentos no calendário;
  • Listar munícipes;
  • Listar unidades e setores;
  • Listar usuários por setor.




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