Utilização, Logística Operacional e Abastecimento dos Veículos da CGTI

OBJETIVO

Estabelecer procedimentos padronizados para solicitação, autorização, utilização, controle operacional, abastecimento e devolução dos veículos oficiais utilizados pela Coordenadoria Geral de Tecnologia da Informação (CGTI), garantindo:

• uso eficiente dos recursos públicos;
• rastreabilidade das atividades externas;
• controle administrativo da frota;
• segurança institucional e patrimonial;
• conformidade com princípios da administração pública.

REFERÊNCIAS

Este documento segue as diretrizes estabelecidas seguintes instrumentos:

• Decreto Municipal nº 26.318/2021 – utilização de veículos oficiais
• Instrução Normativa SEAD nº 04/2022 – infrações de trânsito
• Instrução Normativa SEAD nº 05/2022 – acidentes de trânsito
• princípios da administração pública previstos no art. 37 da Constituição Federal
• políticas de governança e controle patrimonial da Administração Pública.

ABRANGÊNCIA

Aplica-se a:

• servidores da CGTI;
• colaboradores autorizados;
• condutores designados;
• gestores responsáveis pela logística da frota;
• envolvidos em atividades externas de suporte técnico, manutenção de infraestrutura ou atividades administrativas que demandem deslocamento institucional.

DEFINIÇÕES

• Veículo oficial: Veículo pertencente ou disponibilizado à Administração Pública destinado exclusivamente à execução de atividades institucionais.
• Condutor autorizado: Servidor ou colaborador formalmente habilitado e autorizado pela chefia da unidade para condução de veículo institucional.
• Mapa de utilização de veículo: Registro administrativo obrigatório contendo dados de utilização do veículo, incluindo motorista, finalidade, quilometragem e horário.

REGRAS GERAIS DE UTILIZAÇÃO DOS VEÍCULOS

Os veículos oficiais destinam-se exclusivamente ao serviço da CGTI, sendo vedada qualquer utilização para fins particulares.

São obrigatórios o zelo, a conservação, a limpeza e a organização interna do veículo durante o uso e ao final de cada expediente ou atendimento.

Compete ao condutor realizar verificações de rotina, conforme periodicidade mínima:

• 5.3.1.    diariamente: nível de combustível e condições visíveis dos pneus;
• 5.3.2.    semanalmente: água do limpador de para-brisa, aditivo do radiador e nível de óleo;
• 5.3.3.    sempre que necessário: integridade geral do veículo.

O mapa de uso do veículo deverá ser preenchido corretamente. Caso haja necessidade de folhas adicionais, estas deverão ser solicitadas à chefia.

O compartilhamento da frota entre turnos é regra prioritária, visando racionalização dos recursos públicos.

Alterações nos horários estabelecidos nesta CGTI somente poderão ocorrer mediante autorização da chefia imediata.

LOGÍSTICA OPERACIONAL – TURNO DA MANHÃ

7.1.    A saída dos veículos no período da manhã deverá ocorrer impreterivelmente até as 8h30, já considerado o tempo necessário para organização e separação dos equipamentos.
7.2.    O retorno deverá ocorrer com antecedência mínima de 30 (trinta) minutos em relação ao horário de início do intervalo para almoço, preferencialmente entre 12h30 e 12h45, a fim de viabilizar a descarga dos equipamentos, sua devida organização e etiquetagem, bem como a realização de despachos, registros e demais procedimentos administrativos correlatos. 

8.    LOGÍSTICA OPERACIONAL – TURNO DA TARDE
8.1.    A saída dos veículos no período da tarde deverá ocorrer impreterivelmente até as 14h30, já considerado o tempo necessário para organização e separação dos equipamentos.
8.2.    O retorno deverá ocorrer com antecedência mínima de 30 (trinta) minutos em relação ao término da jornada de trabalho, preferencialmente entre 16h30 e 16h45, a fim de possibilitar a descarga dos equipamentos, sua adequada organização e etiquetagem, bem como a realização de despachos, registros, demais procedimentos administrativos correlatos e o planejamento dos chamados do dia útil subsequente.

9.    LOGÍSTICA OPERACIONAL – EXCEÇÕES
9.1.    Eventuais exceções ao horário estabelecido deverão ser previamente solicitadas e devidamente justificadas por e-mail à chefia competente, para análise e deliberação.
9.2.    Com o objetivo de maximizar a eficiência logística e a economicidade no consumo de combustível e no tempo de deslocamento dos técnicos, deverá ser priorizada a programação de atendimentos por critério de proximidade geográfica, organizando-se os chamados por rotas otimizadas. Sempre que possível, recomenda-se a inclusão de um ou dois chamados adicionais na mesma região, de modo que, caso os atendimentos inicialmente previstos sejam concluídos em prazo inferior ao estimado, haja alternativas viáveis de deslocamento imediato, evitando ociosidade e retrabalho logístico.

10.    LOGÍSTICA OPERACIONAL – REVEZAMENTO DE VEICULOS
10.1.    Quando houver necessidade de revezamento de veículos, seguir as seguintes orientações:
10.1.1.    Os técnicos escalados para o período da tarde deverão iniciar os atendimentos externos já tendo usufruído integralmente do intervalo para almoço, de modo a evitar interrupções na execução dos chamados e assegurar a continuidade operacional.
10.1.2.    A saída deverá ocorrer:
10.1.2.1.    até às 13h30, para servidores com almoço estabelecido às 12h; ou
10.1.2.2.    até às 14h30, para servidores com almoço estabelecido às 13h.

11.    COMPARTILHAMENTO DE VEÍCULOS ENTRE TURNOS
11.1.    Havendo apenas um veículo disponível, este deverá ser obrigatoriamente compartilhado entre os turnos da manhã e da tarde.
11.2.    O técnico do turno da tarde deverá conduzir o mesmo veículo utilizado no turno da manhã, observados os horários de retorno estabelecidos nesta Instrução de Trabalho.
11.3.    Quando houver dois ou mais veículos disponíveis, poderá ser adotada logística independente por turno, observando-se sempre a economicidade e a necessidade do serviço.

12.    SITUAÇÕES EXCEPCIONAIS
12.1.    Atendimentos internos, demandas urgentes ou ocorrências não previstas poderão justificar ajustes nos horários operacionais.
12.2.    Da situação excepcional deverá ser previamente autorizada pela chefia imediata e registrada quando aplicável.

13.    AGENDAMENTO DE VEÍCULOS DA SEAD
13.1.    Quando houver necessidade de reserva ou utilização adicional de veículos, deverá ser realizado agendamento prévio junto à zeladoria.
13.2.    O agendamento deverá ser solicitado por meio do e-mail institucional: agendafrota@sorocaba.sp.gov.br (com a chefia em cópia), observada a antecedência necessária e a disponibilidade da frota.
13.2.1.    A solicitação de agendamento de veículos para deslocamentos locais deverá ser efetuada, preferencialmente, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, informando data, horário, local de destino e permanência, com exceção dos trabalhos de rotina.
13.2.2.    A solicitação de agendamento de veículos para viagens intermunicipais e interestaduais deverá ser realizada com antecedência mínima de 72 (setenta e duas) horas através de e-mail para o Secretário responsável e, após autorização, será remetido ao e-mail indicado no item 12.2.

14.    CONDUÇÃO, RESPONSABILIDADE E OCORRÊNCIAS
14.1.    O servidor somente poderá conduzir veículo oficial se possuir Carteira Nacional de Habilitação (CNH) válida e compatível com a categoria exigida para o veículo a ser conduzido, estiver previamente autorizado e devidamente cadastrado junto à SEAD para fins de utilização e abastecimento, assumindo responsabilidade funcional pela guarda, uso e conservação do veículo durante o período em que estiver sob sua posse.
14.2.    O condutor deverá respeitar integralmente as normas de trânsito e conduzir o veículo com cautela.
14.3.    Infrações de trânsito, multas, pontuações e demais consequências legais são de responsabilidade exclusiva do condutor.
14.4.    Em caso de defeito ou ocorrência mecânica, a chefia da imediata deverá ser comunicada imediatamente para orientação e providências.
14.5.    Em caso de acidente/colisão, o condutor deverá:
14.5.1.    comunicar imediatamente a chefia;
14.5.2.    comunicar a área responsável pela manutenção/frota;
14.5.3.    preservar evidências (fotos, identificação de envolvidos e testemunhas);
14.5.4.    registrar ocorrência na autoridade policial quando aplicável; e
14.5.5.    formalizar relato por e-mail para instrução de eventual processo administrativo
14.6.    O veículo de prefixo nº 1127 é o único que possui garantia de fábrica, devendo qualquer ocorrência ser comunicada antes de qualquer intervenção.
14.7.    É vedada conduta ofensiva no trânsito, considerando o risco de exposição indevida da imagem do servidor e da Administração Pública.
14.8.    O condutor deverá atentar-se aos roteiros utilizados, considerando que não há isenção de pedágio nas rodovias da região.

15.    ABASTECIMENTO DAS VIATURAS
15.1.    Antes do abastecimento, é obrigatória a conferência do tipo de combustível conforme tabela abaixo e do valor por litro exibido na bomba e a verificação se este está dentro do limite máximo permitido pelo contrato (tabela fornecida semanalmente por e-mail pela SEAD).
15.1.1.    O abastecimento somente poderá ser realizado por servidor previamente cadastrado no sistema oficial de abastecimento, em posto credenciado, mediante utilização do cartão de abastecimento vinculado ao veículo. No ato do abastecimento, o condutor deverá registrar a quilometragem atual e autenticar a operação conforme credenciais/mecanismo do sistema (ex.: matrícula e senha pessoal), quando aplicável.

Prefixo	Placa	Patrimônio	Marca/Modelo	Combustível
575	EWW1083	200610	Volkswagen / Gol 1.0	Gasolina
717	EWW1048	203776	Volkswagen / Gol 1.0	Gasolina
721	EWW1051	203778	Volkswagen / Gol 1.0	Álcool
761	EHE9064	200414	Chevrolet / S10 Colina D 4x4	Diesel S10
1127	STD8E96	386184	Hyundai / HB20 Sense	Álcool
1201	DMN4J69	392984	Volkswagen / Gol 1.0	Álcool

15.2.    Após o abastecimento, deverá ser conferida a compatibilidade entre o valor da bomba e o valor registrado no comprovante de pagamento.
15.3.    É expressamente vedada a manipulação de litragem ou valores com o objetivo de reduzir artificialmente o valor por litro, prática considerada irregular e passível de apuração administrativa.
15.4.    Caso o posto tente ajustar valores ou litragem, o abastecimento não deverá prosseguir sem registro fotográfico da bomba, devendo a chefia ser comunicada imediatamente.
15.5.    Se o valor por litro estiver acima do permitido, o condutor deverá entrar em contato com a Seção de Apoio Administrativo (SEAD) pelos telefones 3238-2214/3238-2271 antes de qualquer providência.

15.6.    O único meio de pagamento autorizado é o Cartão de Abastecimento fornecido pela Seção de Apoio Administrativo, vinculado ao veículo e ao sistema oficial da frota.

16.    ATUALIZAÇÃO/CADASTRO DE CNH
16.1.    Sempre que houver renovação ou atualização cadastral da CNH, o condutor deverá preencher o formulário (https://forms.gle/SihHB6TZeRavwWes7) para atualização na Seção de Apoio Administrativo (SEAD).

17.    DISPOSIÇÕES FINAIS
17.1.    O cumprimento desta Instrução de Trabalho é obrigatório e visa garantir a continuidade do serviço, a integridade da frota e a boa prática administrativa.
17.2.    Os casos omissos serão resolvidos pela chefia imediata, com base no interesse público e nas rotinas administrativas vigentes.
17.3.    Em caso de dúvida, o servidor deverá consultar a chefia da SSTEC ou a DGTI antes de realizar qualquer procedimento.